O processo de compras é determinante para a organização das fases que englobam a aquisição de produtos de uma empresa. No entanto, muitas vezes esses processos são realizados de forma desordenada, o que prejudica de forma substancial o funcionamento de outros setores.
Além disso, poucas empresas procuram elaborar um processo de compras integrado com a entrega do fornecedor, o que pode ocasionar atrasos e espaços vazios no estoque. É justamente por isso que preparamos um passo a passo completo para montar um processo de compras integrado com o seu fornecedor.
Ao finalizar a leitura, você será capaz de colocar em prática esse procedimento na sua empresa. Continue conosco!
O que é um processo de compras?
O processo de compras é uma série de procedimentos realizados de forma sistemática que visam garantir o suprimento de itens essenciais para o funcionamento de uma empresa. Logo, essa prática engloba a compra de insumos, bens e mercadorias.
Para ter um processo de compras eficiente, é preciso executar o desenvolvimento de um plano a fim de garantir que todas as etapas estão sendo implementadas de forma ágil e eficiente.
Passo a passo para elaborar um processo de compras eficaz
Como vimos, o processo de compras é fundamental para assegurar um bom funcionamento da empresa como um todo. Por isso, elaboramos o passo a passo a seguir para você implementá-lo em sua empresa.
Faça um planejamento
O planejamento é uma etapa crucial de todo processo de compras. Se essa etapa for ignorada, as chances de ter problemas no decorrer do processo é maior. Para realizar um planejamento efetivo, é preciso documentá-lo. Logo, você pode utilizar alguns programas ou aplicativos, como:
Nesta etapa, certifique-se de inserir todos os passos, documentos e métricas estipuladas para tornar o processo otimizado.
Elabore uma lista das demandas
A listagem das mercadorias, insumos e bens é necessária para evitar excessos e faltas. Contudo, é preciso categorizar as necessidades e listá-las de acordo com o destino de cada item. Isso porque os insumos e bens da empresa irão suprir uma necessidade interna, ao passo que as mercadorias serão destinadas ao cliente final.
Neste estágio do processo, é importante que o profissional consulte as diferentes áreas da empresa a fim de entender as demandas de cada uma delas. As áreas que não possuem contato com o cliente final, por exemplo, provavelmente trarão demandas voltadas para uma melhor execução das tarefas diárias.
O setor de vendas e de estoque, por sua vez, trará as necessidades dos clientes finais, o que é crucial para trazer lucros e bons resultados à empresa. Nessa listagem, certifique-se de calcular os dados de ressuprimento dos produtos e análise de risco.
Pesquise fornecedores confiáveis
Esse passo é fundamental para ter um processo de compras desenvolvido, uma vez que os fornecedores serão responsáveis pela entrega e qualidade dos itens solicitados.
Portanto, para um bom andamento desta etapa, priorize fatores como qualidade e prazo de entrega, bem como custo-benefício. Entretanto, é bom ter em mente que produtos muito baratos podem não entregar a qualidade necessária, o que pode sair caro a longo prazo.
Nesta etapa, faça pesquisas no Google e entre parceiros da empresa ou funcionários. Fique atento, inclusive, às avaliações e reclamações de clientes.
Além disso, não se esqueça de pesquisar a matéria-prima utilizada nos produtos, o processo de fabricação e também procure descobrir a história da marca, dado que marcas com mais tempo de atuação no mercado possuem maior maturidade em seus processos, que vão desde o planejamento até a entrega dos produtos.
Consulte o tempo de entrega de cada fornecedor
Poucas empresas executam essa etapa, o que pode causar prejuízos significativos. Vamos supor que você precisa de um produto com urgência, pois surgiu uma demanda inesperada.
Com certeza, você precisará do produto para ontem, não é mesmo? Por outro lado, é claro que o ideal é enviar o pedido de compras o quanto antes a fim de evitar imprevistos.
Porém, é importante que você inclua no seu planejamento uma gestão de riscos, pois eles podem surgir. Por intermédio desse mapeamento de risco, é possível estar mais preparado para possíveis incidentes que possam surgir.
Neste processo, sempre considere a experiência de entrega dos fornecedores, pesquisando todas as etapas do processo de logística e entendendo como ele funciona.
Dessa forma, você entrega mais valor e demonstra consideração aos funcionários e, principalmente, aos clientes da sua empresa.
Elabore o pedido de compras
Nesta etapa, ocorre a elaboração do pedido de compras. Essa solicitação precisa conter as seguintes informações:
- Prioridade de entrega;
- Produtos;
- Quantidade;
- Dados do fornecedor;
- Data de faturamento;
- Prazo de entrega;
- Orçamento prévio.
Antes de enviar o pedido de compras ao fornecedor, busque a validação dessa solicitação internamente, tanto das áreas envolvidas na compra quanto da gestão de vendas.
Emissão e envio da ordem de compra ao fornecedor
Neste estágio, ocorre a emissão e envio da ordem de compra ao fornecedor. É importante que você envie todas as informações por email, dessa forma haverá um documento que comprove as transações.
Evite enviar ordens de compra via whatsapp ou telefone, uma vez que dificulta a comprovação das negociações, caso ocorra algum descumprimento do acordo firmado entre a sua empresa e o fornecedor.
Essa ordem precisa conter os requisitos completos da compra; assim, seu fornecedor irá elaborar a oferta e fará a proposta com o intuito de atender as necessidades da empresa.
Análise das proposta e escolha dos fornecedores
Este estágio é de suma importância, já que será onde você fará a seleção dos fornecedores ideais para a sua empresa.
Após receber as propostas, reúna a equipe e faça uma análise de cada uma considerando os pontos fundamentais, como menor risco e melhor custo-benefícios para a empresa, sempre tendo em mente a qualidade dos produtos.
Em seguida, escolha o fornecedor que atenda todas as suas necessidades e elabore um contrato a fim de firmar acordos e requisitos entre as partes.
Entrega e verificação do pedido
Antes de receber o pedido, procure elencar todos os fatores que irão caracterizar o sucesso da sua entrega. Eles devem abranger:
- Prazo de entrega respeitado;
- Qualidade dos produtos;
- Quantidade.
Sempre faça essa verificação, uma vez que ela é fundamental para evitar prejuízos. Afinal, se a quantidade e a qualidade não forem respeitadas, por exemplo, você terá falta de produtos e reclamações de funcionários e clientes posteriormente.
Por outro lado, caso essa etapa seja realizada de forma completa e você verifique que algum desses fatores não foram atendidos, haverá tempo hábil para resolver o problema junto ao fornecedor.
Neste estágio, tenha sempre em mãos a nota fiscal e confira todas as informações e dados contidos nela. Ao finalizar a checagem, envie a nota para o financeiro dar continuidade ao processo.
Encerramento do processo de compras
Por fim, com todas etapas concluídas e o pagamento realizado, o processo de compras é tido como concluído.
Aqui você pode registrar todas as informações e dados que envolveram o processo, bem como o nível de satisfação geral com a entrega. Dessa forma, fica mais fácil registrar todos esses levantamentos no momento de elaborar o relatório mensal da área.
Portanto, um processo de compras bem estruturado faz a diferença para o sucesso de toda empresa. Temos certeza que se você seguir todos os passos deste artigo, será bem-sucedido em suas negociações.
Aqui, na Perflex, contamos com um processo de logística integrado ao de compras das empresas contratantes, sempre visando a qualidade e eficiência em todas as etapas. Se você quiser saber mais, entre em contato conosco agora mesmo!
